Τι είναι
Μέσω της νέας λειτουργικότητας “Ενημέρωση τράπεζας” διασφαλίζεται η ενημέρωση της επιχείρησής σας με τα extraits τραπεζικών λογαριασμών με σκοπό τη συμφωνία μεταξύ του αντίγραφου κίνησης (extrait) του τραπεζικού λογαριασμού και των οικονομικών εγγραφών για το δοσμένο χρονικό διάστημα.
Κάθε αρχείο extrait περιέχει τις εγγραφές (αναλήψεις/καταθέσεις/πληρωμές κ.ά) ενός και µόνο τραπεζικού λογαριασμού.
Πως λειτουργεί
Για την εφαρμογή στην πράξη ακολουθείστε τα παρακάτω :
Βήματα διαδικασίας
Σύνδεση Χρηματικού λογαριασμού με τραπεζικό λογαριασμό
Παραμετροποίηση Τραπεζικού λογαριασμού στις παραμέτρους τραπεζών
Οθόνη “Ενημέρωση Τράπεζας”
- Καλέστε τη “Λίστα ενημερωτικών τράπεζας” (από το μενού “Διαχείριση” της “Οικονομικής διαχείρισης”) και Επιλέξτε “Νέο”
-
Στην οθόνη “Ενημερωτικό τράπεζας”, που ανοίγει συμπληρώστε :
- μια περιγραφή, (π.χ. Συμφωνία μηνός Νοεμβρίου)
- το τραπεζικό Λογαριασμό (έχει προηγηθεί σύνδεση χρηματικού με τραπεζικό)
- το ημερομηνιακό διάστημα (ημερομηνία έναρξης/λήξης) συμφωνίας (ενημέρωσης) με την τράπεζα
- το υπόλοιπο έναρξης extrait (το ποσό έναρξης του extrait)
- το υπόλοιπο λήξης extrait (ενημερώνεται αυτόματα από το Σύστημα, αμέσως μετά την εισαγωγή του τραπεζικού extrait)
- το υπόλοιπο έναρξης λογ/σμού όπως και το υπόλοιπο λήξης (χρηματικού λογαριασμού) ενημερώνεται αυτόματα από τα οικονομικά στοιχεία του λογαριασμού (σύνολα ανά περίοδο, προοδ. υπόλοιπο)
Εισαγωγή Τραπεζικών Extraits
Υπάρχουν τρεις δυνατές περιπτώσεις εισαγωγής extraits, η χειροκίνητη, η εισαγωγή μέσω Web banking (εφόσον η συνεργαζόμενη τράπεζα παρέχει τη συγκεκριμένη υπηρεσία), η εισαγωγή μέσω Σεναρίου DataTalk.
Αμέσως παρακάτω περιγράφουμε τις τρεις όψεις της ίδιας διαδικασίας :
1η Περίπτωση
Καταχώριση των κινήσεων τραπεζικού λογαριασμού χειροκίνητα
Αν και τίποτε δεν απαγορεύει τη χειροκίνητη μέθοδο εισαγωγής extrait στην οθόνη “Ενημερωτικό τράπεζας”, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας ότι η διαδικασία είναι χρονοβόρα.
Μπορείτε να την αποφύγετε, χρησιμοποιώντας μια ταχύτερη μέθοδο, την αυτοματοποιημένη.
2η Περίπτωση
Η εφαρμογή αυτοματοποιεί τη διαδικασία εισαγωγής Εγγραφών τραπεζικών Extrait:
α) με το σύστημα Web banking
Για την Εισαγωγή κινήσεων τραπεζικού λογαριασμού στο “Galaxy” μέσω Web banking,
απαιτείται σύνδεση στο web banking της συνεργαζόμενης τράπεζας (Εθνική /Πειραιώς), συμπλήρωση των login credentials του χρήστη (κωδικός χρήστη &ι πρόσβασης) και ενεργοποίηση σύνδεσης στην τραπεζική ιστοσελίδα.
Με “Αποδοχή” στην οθόνη Κινήσεις λογαριασμού web, που ανοίγει (με τα στοιχεία : ημερομηνία κίνησης, ημερομηνία valeur, περιγραφή κίνησης, ποσό, Χ/Π, προοδευτικό υπόλοιπο, τύπος κίνησης λογαριασμού, εμφάνιση προοδευτικών υπολοίπων, ταυτότητα, κωδικός υποκαταστήματος της εταιρίας που διατηρεί τον τραπεζικό λογαριασμό, αριθμός αναφοράς της ηλεκτρονικής συναλλαγής)
ενημερώνεται το “Galaxy” με τις κινήσεις του τραπεζικού λογαριασμού.
β) με τη χρήση σεναρίου DataTalk
Στην περίπτωση αυτή η εισαγωγή τραπεζικού extrait στηρίζει τη λειτουργία της σε ένα σενάριο DataTalk .
To Σύστημα προσφέρει ένα έτοιμο υπόδειγμα (ενσωματωμένο στο “Χρήστη” του Σεναρίου DataTalk) για εισαγωγή και άμεση χρήση.
Δείτε στο τέλος της ενότητας πως γίνεται η εισαγωγή του υποδείγματος σεναρίου στην εγκατάστασή σας
Ωστόσο, αν το σενάριο αυτό δεν καλύπτει τις ανάγκες σας, τότε θα πρέπει να δημιουργήσετε νέο. Μπορείτε ανάλογα με τις προδιαγραφές της τράπεζας (μορφή που θα έχει το αρχείο extrait) να δημιουργήσετε διαφορετικά σενάρια εισαγωγής.
Πως να εισάγετε ένα τραπεζικό extrait :
Από τις “Ενέργειες”, ενεργοποιήστε "Εισαγωγή τραπεζικού extrait"
Στο πεδίο “Σενάριο DataTalk” της οθόνης των ρυθμίσεων εισαγωγής δεδομένων με χρήση σεναρίου, που θα εμφανιστεί, πατήστε τις τρεις τελίτσες
και από τη λίστα των ρυθμίσεων εισαγωγών/εξαγωγών που θα εμφανιστεί, επιλέξτε το κατάλληλο Σενάριο DataTalk
Πατήστε “ΟΚ”
ώστε να εμφανιστούν στη λίστα “Εγγραφές τραπεζικών extrait”, οι κινήσεις του τραπεζικού λογαριασμού
Σε περίπτωση που έχει ζητηθεί στην ίδια ημερομηνία ενημέρωση τράπεζας, το Σύστημα εμφανίζει σχετικό μήνυμα λάθους απαγορεύοντας την εκ νέου εισαγωγή εγγραφών.
Πως να φορτώσετε τις οικονομικές εγγραφές του λογαριασμού
Μόλις εμφανιστούν οι κινήσεις του τραπεζικού λογαριασμού, επιλέξτε από το ίδιο σημείο, από τις “Ενέργειες” του “Ενημερωτικού τράπεζας”, “Φόρτωση οικ. εγγραφών”
Το Σύστημα θα εμφανίσει στο εσωτερικό του τμήματος “Οικονομικές εγγραφές” της οθόνης Ενημερωτικό τράπεζας, τις οικονομικές εγγραφές που δικαιολογούν τις κινήσεις του αντίγραφου κίνησης (extrait) του τραπεζικού λογαριασμού για το δηλωμένο στο φίλτρο διάστημα .
Αυτόματη αντιστοίχιση των κινήσεων σύμφωνα με αξίες και ημερομηνίες
Σ' αυτή την περίπτωση μπορείτε να αντιστοιχίσετε επιτόπου όσες εγγραφές μεταξύ των τμημάτων - Τραπεζικών extrait - Οικονομικών) έχουν τις ίδιες αξίες και ημερομηνίες.
Πως
Επιλέγοντας από τις “Ενέργειες” του παραθύρου “αυτόματη αντιστοίχιση σύμφωνα με αξίες και ημερομηνίες”, εμφανίζεται η οθόνη “Ημέρες”. Εδώ για την εύρεση των υποψήφιων προς αντιστοίχιση εγγραφών (κάθε κίνηση του extrait, θα αναζητά οικονομική εγγραφή µε την ίδια ημερομηνία & το ίδιο ποσό) υπάρχει η δυνατότητα να πληκτρολογήσετε συν / πλην ημέρες εγγραφών .
Για παράδειγμα, αν οι κινήσεις αφορούν στην ημερομηνία 15/11/2018, και στο πεδίο “Ημέρες” έχετε δηλώσει τον αριθμό ημερών “3”, το Σύστημα θα αναζητήσει εγγραφές με ημερομηνία προγενέστερη/μεταγενέστερη της 15/11 (συν [+15/11], /πλην [-15/11] βάσει του δοσμένου αριθμού ημερών).
Πατώντας “Αποδοχή”
Κάθε τραπεζική εγγραφή (στο αριστερό τμήμα) θα αντιστοιχίζεται αυτόματα (με την κλήση της εντολής αυτόματη αντιστοίχιση των κινήσεων) με την οικονομική εγγραφή που θα εντοπιστεί, ίδιας ημ/νίας και ποσού (στο δεξί τμήμα). Οι αυτόματα αντιστοιχισμένες εγγραφές τσεκάρονται με κατάλληλη ένδειξη, πράγμα που φαίνεται στη στήλη “Αντιστοιχισμένο” του τμήματος “Οικονομικές εγγραφές”, ενώ οι τιμές των σχετικών πεδίων “ διαμορφώνονται αντίστοιχα.
Χειροκίνητη αντιστοίχιση των κινήσεων σύμφωνα με αξίες και ημερομηνίες
- Από τις "Εγγραφές τραπεζικών extrait" επιλέξτε την προς αντιστοίχιση εγγραφή
- Μεταφερθείτε στο τμήμα των “Οικονομικών εγγραφών”, επιλέξτε μια οικονομική εγγραφή (ίδιας ημ/νίας και αξίας) και θέστε ένδειξη στη στήλη “Αντιστοιχισμένο” .
Σημείωση : Μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια τραπεζική εγγραφή με περισσότερες της μιας οικονομικές εγγραφές (αν το ποσό δεν καλυφθεί ολόκληρο) .
Δημιουργία νέας οικονομικής εγγραφής σε περίπτωση ασυμφωνίας
Η εργασία “Νέα οικονομική εγγραφή” (από τις ενέργειες του παραθύρου) θα χρειαστεί σε περίπτωση ασυμφωνίας - δεν βρέθηκε η σχετική οικονομική εγγραφή για να αντιστοιχιστεί με την εγγραφή του extrait.
Για κάθε μια λοιπόν μη συμφωνημένη κίνηση extrait έρχεστε να δημιουργήσετε επιτόπου μια νέα οικονομική εγγραφή, (προσέχοντας ιδιαίτερα στη σωστή συμπλήρωση της αξίας) Μετά την αποθήκευσή της και την επιλογή της ενέργειας “Φόρτωση οικ. εγγραφών” (από τις ενέργειες του Ενημερωτικού τράπεζας) η οικονομική εγγραφή εμφανίζεται στο τμήμα των Οικονομικών εγγραφών με σκοπό την αντιστοίχισή της (χειροκίνητα ή αυτόματα – μέσω της αντίστοιχης εντολής) .
Μαζική αναίρεση αντιστοίχισης
Αν κάποια στιγμή χρειαστεί, μπορείτε να αναιρέσετε όλες τις αντιστοιχίσεις, αποσυνδέοντας τις κινήσεις του τραπεζικού λογαριασμού από τις οικονομικές εγγραφές με τις οποίες έχουν συνδεθεί .
Τι πρέπει να κάνετε για την εισαγωγή υποδείγματος σεναρίου
Το “Galaxy” σας παρέχει υπόδειγμα σεναρίου, ενσωματωμένο στο Market, ώστε να το εισάγετε στην εγκατάστασή σας .
Βήματα για την εισαγωγή :
- Καλέστε “Σενάριο DataTalk” από το μενού “Χρήστης” επιλέξτε “Market”
- Εμφανίζεται η οθόνη "Market". Κατά μήκος των γραμμών της, φαίνονται τα σενάρια, που έχουν “ανέβει” στο Market . Επιλέξτε το κατάλληλο και
- Πατήστε το πλήκτρο “Εισαγωγή”
- Μόλις η διαδικασία ολοκληρωθεί το σενάριο θα εμφανίζεται στη λίστα σεναρίων DataTalk
Για να εξασφαλίσετε την εισαγωγή στοιχείων στο Galaxy, όταν η πηγή δεδομένων αφορά σε αρχείο Excel
- Επιλέξτε τη μονάδα δίσκου “C” και δημιουργήστε έναν φάκελο με όνομα “Bank_Extrait”
- Εισάγετε το αρχείο
- Μπορείτε, αν το θελήσετε, να αλλάξετε τη διαδρομή προορισμού του αρχείου αρκεί
να συμπληρώσετε τις ενδεδειγμένες παραμέτρους σύνδεσης στην οθόνη της παραμετροποίησης εισαγωγής δεδομένων με χρήση σεναρίου DataTalk
