Τι είναι

Το υποσύστημα της “Ωρομέτρησης” παρακολουθεί και αναλύει το ωράριο εργασίας των εργαζομένων. Ένας εργαζόμενος μπορεί να εργάζεται με σταθερό ωράριο ανά εβδομάδα ή βάσει ενός προγράμματος εργασίας σε βάρδιες.

Η προσέλευση και η αποχώρηση των εργαζομένων στο χώρο εργασίας καταγράφεται με ποικίλους τρόπους (χειροκίνητα, card readers, timesheets κλπ.)

Στο επίκεντρο των εργασιών που αναλαμβάνει το Σύστημα είναι η αντιστοίχιση του Προγραμματισμού Εργασίας και των Κινήσεων εισόδου/εξόδου με σκοπό τον προσδιορισμό των ωρών πραγματικής εργασίας των εργαζομένων, λαμβάνοντας υπόψη μια σειρά από κανόνες με τους οποίους καταλήγει σε ακριβή αποτελέσματα, συνυπολογίζοντας ταυτόχρονα τις ημερήσιες ή ωριαίες άδειες/ασθένειες /απουσίες.

Επόμενη προτεραιότητα θεωρείται η Ανάλυση χρόνου των ημερήσιων στοιχείων που εφαρμόζεται στις οριστικοποιημένες ώρες εργασίας και η ανάλυση σε ώρες κανονικής εργασίας, υπερεργασίας, υπερωρίας, νυκτερινής εργασίας, εργασίας σε αργία και συνδυασμούς αυτών.

Τέλος, με την οριστικοποίηση των στοιχείων ανάλυσης χρόνου, παρέχεται η δυνατότητα ενημέρωσης του υποσυστήματος της Μισθοδοσίας, για χρήση στον υπολογισμό μισθοδοσίας, ή ενημέρωσης του πίνακα κατανομής χρόνου για χρήση στην κοστολόγηση.

Βασικές έννοιες

Στον Πίνακα που ακολουθεί παρατίθενται βασικές έννοιες του κυκλώματος “Ωρομέτρησης” και μια περιγραφή του σκοπού που επιτελούν.

Ορισμός

Αριθμός κάρτας πρόσβασης : Ο αριθμός κάρτας ωρομέτρησης που αντιστοιχίζεται στον απασχολούμενο κατά τη διάρκεια του χρόνου. Καρταναγνώστης : Ο κωδικός του μηχανήματος ανάγνωσης καρτών που αποτελεί την ταυτότητα του σημείου από το οποίο προήλθε η κίνηση. Μοντέλο υπολογισμού ωρομέτρησης : Το μοντέλο υπολογισμού όπου καθορίζονται όλες οι παράμετροι, απαιτητές στις διαδικασίες της ωρομέτρησης. Κινήσεις Άφιξης / Αναχώρησης ή Κινήσεις εισόδου/εξόδου : Οι κινήσεις αυτές καθορίζουν το χρόνο προσέλευσης και αποχώρησης των εργαζομένων στο/από το χώρο εργασίας τους και προέρχονται είτε από τους αναγνώστες καρτών πρόσβασης είτε από χειροκίνητη καταχώριση. Ημερήσια - Ωριαία ανάλυση κινήσεων άφιξης / αναχώρησης : H διαδικασία υπολογισμού ωρομέτρησης προσδιορίζει τις πραγματικές ώρες εργασίας των εργαζομένων, σε σχέση με τις ώρες εργασίας που είχαν προγραμματισθεί στο πλάνο εργασίας τους και στη συνέχεια τις αναλύει σε ώρες εργασίας, ώρες υπερεργασίας, ώρες υπερωρίας κ.α.

Παραμετροποίηση

Γενικές ρυθμίσεις

Καλέστε Ρυθμίσεις| Μισθοδοσία

Επιλέξτε στο τμήμα “Ωρομέτρηση” της σελίδας “Γενικά” την παράμετρο “Αυτόματη προστασία στην τροποποίηση της ημερήσιας ανάλυσης”, εφόσον επιθυμείτε κατά την τροποποίηση της ημερήσιας ανάλυσης την αυτόματη προστασία της.

Σε αυτή την περίπτωση σε κάθε μεταβολή από το χειριστή της ημερήσιας ανάλυσης, η εγγραφή θα τσεκάρεται αυτόματα ως προστατευμένη, οπότε δεν θα επεξεργάζεται από τους επόμενους υπολογισμούς ωρομέτρησης.

Αν ΔΕΝ επιλεγεί, τότε στην τροποποίηση της ημερήσιας ανάλυσης θα εμφανίζεται σχετική ερώτηση για το αν θέλετε να προστατευθεί ή “όχι” η εγγραφή.

Οργάνωση μισθοδοσίας

Καρταναγνώστης κινήσεων Ωρομέτρησης

Ως κύρια μονάδα ενός συστήματος καταγραφής και ελέγχου των κινήσεων εισόδου/εξόδου των εργαζομένων θεωρείται ο καρταναγνώστης. Πρακτικά, ο κωδικός του μηχανήματος ανάγνωσης καρτών αποτελεί την ταυτότητα του σημείου από το οποίο προήλθε η κίνηση.

Για να καταχωρίσετε τους καρταναγνώστες της επιχείρησής σας καλέστε Οργάνωση ωρομέτρησης| Ωρομέτρηση| Σημείο παρακολούθησης ωρομέτρησης και συμπληρώστε κατάλληλα, από το παράθυρο που θα εμφανιστεί, τα στοιχεία του Καρταναγνώστης .

Κάρτες πρόσβασης (αντιστοίχιση με απασχόληση)

Καλέστε Οργάνωση ωρομέτρησης| Ωρομέτρηση| Κάρτες ωρομέτρησης και αντιστοιχίστε σε κάθε απασχόληση που θέλετε να συμπεριληφθεί στη διαδικασία της ωρομέτρησης, τον αριθμό κάρτας πρόσβασής της και το χρονικό διάστημα για το οποίο αυτή ισχύει.

H ενημέρωση των καρτών ωρομέτρησης γίνεται και με Εισαγωγή αρχείου Excel μέσω DataTalk.

Ανατρέξτε εδώ για αναλυτικές οδηγίες

Μοντέλο υπολογισμού ωρομέτρησης

Το μοντέλο υπολογισμού ωρομέτρησης συγκεντρώνει τις παραμέτρους και τους κανόνες με τους οποίους θα εκτελεστεί η διαδικασία της ωρομέτρησης. Για τη σωστή χρήση του υποσυστήματος πρέπει να ενημερωθούν κατάλληλα οι σχετικές ιστορικές παράμετροι του μοντέλου.

Για το σκοπό αυτό,

Καλέστε Οργάνωση μισθοδοσίας| Μοντέλο υπολογισμού| Λίστα μοντέλων υπολογισμού και επιλέξτε το μοντέλο υπολογισμού 1401001 - Μοντέλο υπολογισμού ωρομέτρησης.

Στη συνέχεια πατήστε “Ιστορικά δεδομένων” και από εκεί “Ωρομέτρηση” .

Τμήμα “Ημερήσια ανάλυση”

• Η ανάλυση γίνεται με βάση το πρόγραμμα εργασίας και τις αφίξεις/αναχωρήσεις.

Η διαδικασία υπολογισμού ωρομέτρησης θα εκτελεστεί λαμβάνοντας υπόψη το πρόγραμμα εργασίας των εργαζομένων καθώς και τις κινήσεις αφίξεων/αναχωρήσεων αυτών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :

Οι λοιπές επιλογές της παραμέτρου δεν είναι προς το παρόν λειτουργικές.

 

Τμήμα “Σύγκριση αφίξεων/αναχωρήσεων με πρόγραμμα εργασίας”

• Διάστημα επέκτασης βάρδιας (σε λεπτά): Η παράμετρος εκφράζει τα λεπτά του διαστήματος επέκτασης πλάνου, δηλαδή πόσο πριν και μετά από το πλάνο θα διενεργείται έλεγχος προκειμένου να εντοπιστούν κινήσεις άφιξης/αναχώρησης.
• Διάστημα διακριτότητας κινήσεων (σε λεπτά) : Η παράμετρος εκφράζει τα λεπτά της διακριτότητας των κινήσεων, στην περίπτωση που βρεθούν περισσότερες από μία κινήσεις άφιξης/αποχώρησης σε πολύ κοντινά διαστήματα.

Ειδικότερα, καθορίζετε το χρόνο από την πρώτη κίνηση μέσα στον οποίο, αν βρεθούν άλλες κινήσεις, τότε αυτές θα θεωρούνται μία κίνηση και ο αποδεκτός χρόνος θα προκύπτει από την τελευταία.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ :

Αν η παράμετρος λάβει την τιμή “5” λεπτά και υφίστανται κινήσεις άφιξης /αποχώρησης με ώρες 07:05, 07:06 και 07:08, τότε γίνεται αποδεκτό ότι οι κινήσεις αυτές αποτελούν μία κίνηση. Λαμβάνεται δε υπόψη μόνο η τελευταία με ώρα 07:08.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :

Αν η παράμετρος μείνει κενή, τότε λαμβάνονται υπόψη όλες οι κινήσεις, η ημερήσια ανάλυση χαρακτηρίζεται ως “Ενδιάμεσες κινήσεις” και δεν εκτελείται η διαδικασία της ωριαίας ανάλυσης.

• Διάστημα ανοχής (σε λεπτά) : Η παράμετρος εκφράζει το διάστημα ανοχής σε λεπτά, ώστε να χαρακτηριστεί μια κίνηση ως πλήρης παρουσία. 

Αν οι ώρες εργασίας που έχουν προκύψει είναι εντός του διαστήματος ανοχής τότε η ημερήσια ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "εργασία".

Αν οι ώρες εργασίας που έχουν προκύψει είναι εκτός του διαστήματος ανοχής και λιγότερες από το πρόγραμμα, τότε η ημερήσια ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "λιγότερες ώρες".

Αν οι ώρες εργασίας που έχουν προκύψει είναι εκτός του διαστήματος ανοχής και περισσότερες από το πρόγραμμα, τότε η ημερήσια ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "επιπλέον ώρες" .

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ :

Αν το διάστημα ανοχής είναι 10 λεπτά και βάσει προγράμματος 8 ώρες εργασίας:

• έχουν προκύψει ώρες εργασίας 7 ώρες και 50 λεπτά, τότε έχουμε χαρακτηρισμό "λιγότερες ώρες".
• έχουν προκύψει ώρες εργασίας  8 ώρες και 10 λεπτά, τότε έχουμε χαρακτηρισμό "περισσότερες ώρες".

Επιλογής ωρών προς ωριαία ανάλυση : Δηλώστε ποιες ώρες της ημερήσιας ανάλυσης θα ενημερώσουν τις τελικές ώρες εργασίας που θα χρησιμοποιηθούν στη διαδικασία της ωριαίας ανάλυσης.

Οι δυνατές τιμές της παραμέτρου είναι :

• Οι ώρες των αφίξεων - αναχωρήσεων: εισάγονται οι ώρες των κινήσεων.
• Οι ώρες του προγράμματος εργασίας: εισάγονται οι ώρες του προγράμματος εργασίας.
• Η τομή των δύο διαστημάτων: ως ώρα έναρξης εργασίας εισάγεται η μεγαλύτερη είσοδος από το πλάνο και τις κινήσεις και ως ώρα λήξης εργασίας η μικρότερη αναχώρηση από το πλάνο και τις κινήσεις.
• Η ένωση των δύο διαστημάτων: ως ώρα έναρξης εργασίας εισάγεται η μικρότερη είσοδος από το πλάνο και τις κινήσεις και ως ώρα λήξης εργασίας εισάγεται η μεγαλύτερη αναχώρηση από το πλάνο και τις κινήσεις.

Στρογγυλοποίηση των κινήσεων αφίξεων/αναχωρήσεων

Παραθέτουμε τις παραμέτρους :

• Στρογγυλοποίηση άφιξης πριν το πρόγραμμα
• Στρογγυλοποίηση άφιξης μετά το πρόγραμμα
• Στρογγυλοποίηση αποχώρησης πριν το πρόγραμμα
• Στρογγυλοποίηση αποχώρησης μετά το πρόγραμμα

Η στρογγυλοποίηση μπορεί να γίνει στο επόμενο κ-λεπτό της ώρας, στο προηγούμενο κ-λεπτό της ώρας ή στο πλησιέστερο κ-λεπτό της ώρας. Όπου (κ) ο αριθμός λεπτών με τιμές 5, 10, 15, 20, 30 και 60.

Σύμφωνα με τα παραπάνω, οι τέσσερις παράμετροι μπορούν να έχουν μία από τις ακόλουθες τιμές:

• Στο επόμενο 12^ο της ώρας
• Στο επόμενο 6^ο της ώρας
• Στο επόμενο τέταρτο της ώρας
• Στο επόμενο 3^ο της ώρας
• Στο επόμενο μισό της ώρας
• Στην επόμενη ώρα
• Στο προηγούμενο 12^ο της ώρας
• Στο προηγούμενο 6^ο της ώρας
• Στο προηγούμενο τέταρτο της ώρας
• Στο προηγούμενο 3^ο της ώρας
• Στο προηγούμενο μισό της ώρας
• Στην προηγούμενη ώρα
• Στο κοντινότερο 12^ο της ώρας
• Στο κοντινότερο 6^ο της ώρας
• Στο κοντινότερο τέταρτο της ώρας
• Στο κοντινότερο 3^ο της ώρας
• Στο κοντινότερο μισό της ώρας
• Στην κοντινότερη ώρα

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ :

Έστω ότι ζητείται η στρογγυλοποίηση στο επόμενο τέταρτο της ώρας, για άφιξη πριν από την έναρξη του προγράμματος εργασίας, τότε τα αποτελέσματα διαμορφώνονται ως εξής:

Κίνηση	07:00	07:02	07:13	07:16	07:27
Μετά τη στρογγυλοποίηση	07:00	07:15	07:15	07:30	07:30

Έστω τώρα ότι ζητείται η στρογγυλοποίηση στο προηγούμενο τέταρτο της ώρας, για άφιξη πριν από την έναρξη του προγράμματος εργασίας, τότε τα αποτελέσματα θα έχουν ως εξής:

Κίνηση	07:00	07:02	07:13	07:16	07:27
Μετά τη στρογγυλοποίηση	07:00	07:00	07:00	07:15	07:15

Έστω ότι ζητείται η στρογγυλοποίηση στο πλησιέστερο τέταρτο της ώρας, για άφιξη πριν από την έναρξη του προγράμματος εργασίας, τότε τα αποτελέσματα θα είναι:

Κίνηση	07:00	07:02	07:13	07:16	07:27
Μετά τη στρογγυλοποίηση	07:00	07:00	07:15	07:15	07:30

 

Το διάλειμμα αφαιρείται από :

Κινήσεις διαλείμματος

Στη διαδικασία ημερήσιας ανάλυσης θεωρείται ότι δεν υπάρχουν κινήσεις εισόδου/ εξόδου που αφορούν στο διάλειμμα.

Βάρδια

Στον ορισμό της βάρδιας καθορίζετε αν το διάλειμμα θεωρείται χρόνος εργασίας. Αν το διάλειμμα θεωρείται χρόνος εργασίας και άρα περιλαμβάνεται στις ώρες εργασίας, τότε αγνοείται ο χρόνος του διαλείμματος.

Αν δεν θεωρείται χρόνος εργασίας, τότε δεν προσμετράται στις ώρες εργασίας.

Το διάλειμμα αφαιρείται από την:

Στην περίπτωση που το διάλειμμα δεν θεωρείται χρόνος εργασίας, ορίζετε στην παρούσα παράμετρο, αν αυτό θα αφαιρεθεί από την έναρξη ή τη λήξη της κίνησης.

Αν δεν έχει οριστεί τιμή, τότε το διάλειμμα δεν αφαιρείται από το ωράριο και υπολογίζονται ως ώρες εργασίας, οι ώρες εργασίας μαζί με τη διάρκεια του διαλείμματος.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ :

1. Το διάλειμμα θεωρείται χρόνος εργασίας (Διάρκεια διαλείμματος 30 λεπτά)

Προγραμματισμένη κίνηση	09:00	17:00
Πραγματική κίνηση	09:00	17:00
Τελική κίνηση	09:00	17:00
Ώρες εργασίας	8
Διάλειμμα	-

2. Το διάλειμμα δεν θεωρείται χρόνος εργασίας (Διάρκεια διαλείμματος 30 λεπτά, αφαίρεση από τη έναρξη της κίνησης)

Προγραμματισμένη κίνηση	09:00	17:30
Πραγματική κίνηση	09:00	17:30
Τελική κίνηση	09:30	17:30
Ώρες εργασίας	8
Διάλειμμα	30’

3.Το διάλειμμα δεν θεωρείται χρόνος εργασίας (Διάρκεια διαλείμματος 30 λεπτά, αφαίρεση από τη λήξη της κίνησης)

Προγραμματισμένη κίνηση	09:00	17:30
Πραγματική κίνηση	09:00	17:30
Τελική κίνηση	09:00	17:00
Ώρες εργασίας	8
Διάλειμμα	30’

4. Το διάλειμμα δεν θεωρείται χρόνος εργασίας (Διάρκεια διαλείμματος 30 λεπτά, χωρίς να έχει οριστεί από πού θα αφαιρείται το διάλειμμα)

Προγραμματισμένη κίνηση	09:00	17:30
Πραγματική κίνηση	09:00	17:30
Τελική κίνηση	09:00	17:30
Ώρες εργασίας	8,5
Διάλειμμα	-

Τμήμα “Ωριαία ανάλυση”

• Εκτέλεση ωριαίας ανάλυσης : Δηλώνετε αν κατά τον υπολογισμό ωρομέτρησης θέλετε να εκτελεστεί η διαδικασία της ωριαίας ανάλυσης, δηλαδή η ανάλυση σε ώρες εργασίας, υπερωρίας κ.α.
• Ώρα έναρξης νυκτερινής απασχόλησης : Δηλώνετε την ώρα έναρξης της νυκτερινής απασχόλησης
• Ώρα λήξης νυκτερινής απασχόλησης : Δηλώνετε την ώρα λήξης της νυκτερινής απασχόλησης
• Ανώτατο ημερήσιο όριο νόμιμης υπερωρίας : Εφόσον οι ώρες υπερωρίας που έχουν προκύψει ξεπερνούν το όριο που καθορίζεται στην παρούσα παράμετρο, τότε οι ώρες υπερωρίας περιορίζονται σε αυτό και οι υπόλοιπες χαρακτηρίζονται ως υπερωρίες κατ΄ εξαίρεση.
• Ανάλυση εργασίας Σαββάτου/6^ης ημέρας ως υπερωρία : Όταν μια ημέρα χαρακτηριστεί ως έκτη ημέρα εργασίας τότε, αν η παράμετρος είναι :
  • Επιλεγμένη, η κίνηση αναλύεται σε ώρες υπερωρίας από την πρώτη ώρα εργασίας
  • Μη επιλεγμένη, η κίνηση αναλύεται σε ώρες εργασίας 6^ης ημέρας

Τμήμα “Οφειλόμενη ανάπαυση”

Η εργασία σε ημέρα ανάπαυσης για την οποία οφείλεται ρεπό σε άλλη ημέρα, δηλώνεται με τη χρήση συγκεκριμένων κωδικών βάρδιας.

Αν υπάρχουν τέτοιοι κωδικοί και ικανοποιούνται οι ελάχιστες ώρες για δικαίωμα οφειλόμενης ανάπαυσης, τότε αν εντοπιστεί τέτοια κίνηση :

• Η ημερήσια ανάλυση λαμβάνει κατηγορία "Εργασία σε ημέρα ανάπαυσης"
• Ελέγχεται η παράμετρος (κατηγορία άδειας για οφειλόμενη ανάπαυση) και αν έχει τιμή, αναζητείται άδεια με αυτή την κατηγορία στη συγκεκριμένη ημέρα και συνδέεται με την ημερήσια ανάλυση.

 

• Βάρδιες που δηλώνουν εργασία σε ημέρα ανάπαυσης

Δηλώνετε τους κωδικούς βαρδιών που υποδηλώνουν εργασία σε ημέρα ανάπαυσης για την οποία οφείλεται ρεπό σε άλλη ημέρα.

• Ελάχιστες ώρες εργασίας για δικαίωμα οφειλόμενης ανάπαυσης

Δηλώνετε τις ελάχιστες ώρες εργασίας που πρέπει να ικανοποιούνται, για να υπάρχει δικαίωμα οφειλόμενης ανάπαυσης.

Αν η παράμετρος έχει τιμή μηδέν, θεωρείται από το πρώτο λεπτό εργασίας ότι υπάρχει δικαίωμα οφειλόμενης ανάπαυσης.

• Κατηγορία άδειας για οφειλόμενη ανάπαυση

Δηλώνετε την κατηγορία άδειας που θα αναζητηθεί, προκειμένου να συνδεθεί με την ημερήσια ανάλυση της σχετικής ημέρας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :

Μπορείτε να ορίσετε παραπάνω από ένα μοντέλα υπολογισμού ωρομέτρησης, θέτοντας διαφορετικές τιμές στις ιστορικές παραμέτρους και να διαχειριστείτε έτσι ομάδες εργαζομένων με κοινά χαρακτηριστικά.

Κατηγορία ημερήσιας ανάλυσης

Οι Κατηγορίες ημερήσιας ανάλυσης τίθενται αυτόματα από το Σύστημα σε σχετικό πεδίο (Κατηγορία) της ενότητας “Ημερήσια ανάλυση” της μισθοδοσίας βάσει των κινήσεων εισόδου/εξόδου, του προγραμματισμού εργασίας και των παραμέτρων του μοντέλου υπολογισμού.

Μια κατηγορία ημερήσιας ανάλυσης μπορεί να αφορά σε :

• Άδεια : Αν το πρόγραμμα δείχνει εργασία και δεν υπάρχει καμία κίνηση άφιξης και αποχώρησης, ενώ παράλληλα υπάρχει καταχωρισμένη άδεια τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "Άδεια" και η κίνηση δεν προχωράει στην ωριαία ανάλυση. Στην περίπτωση αυτή η εν λόγω άδεια συνδέεται αυτόματα με την ημερήσια ανάλυση.
• Αδικαιολόγητη απουσία : Όταν το πρόγραμμα δείχνει εργασία, αλλά δεν βρεθούν οι αναμενόμενες κινήσεις άφιξης και αποχώρησης τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "Αδικαιολόγητη απουσία" και η κίνηση δεν προχωράει στην ωριαία ανάλυση.
• Ανάπαυση : Όταν στη συγκεκριμένη ημέρα έχει ο εργαζόμενος στο πρόγραμμα εργασίας του βάρδια “ανάπαυση” και δεν υπάρχει καμία κίνηση άφιξης, αποχώρησης.
• Απουσία : Αν το πρόγραμμα δείχνει εργασία και δεν υπάρχει καμία κίνηση άφιξης και αποχώρησης, ενώ παράλληλα υπάρχει καταχωρισμένη απουσία τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "Απουσία" και η κίνηση δεν προχωράει στην ωριαία ανάλυση. Στην περίπτωση αυτή η εν λόγω απουσία συνδέεται αυτόματα με την ημερήσια ανάλυση.
• Αργία : Σε ημέρα αργίας, όταν στο πρόγραμμα υπάρχει βάρδια εργασία αλλά δεν βρεθούν κινήσεις άφιξης - αναχώρησης τότε η ημερήσια ανάλυση χαρακτηρίζεται "Αργία" και η κίνηση προχωρά στην ωριαία ανάλυση.
• Ασθένεια : Αν το πρόγραμμα δείχνει εργασία και δεν υπάρχει καμία κίνηση άφιξης και αποχώρησης, ενώ παράλληλα υπάρχει καταχωρισμένη ασθένεια τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "ασθένεια" και η κίνηση δεν προχωράει στην ωριαία ανάλυση. Στην περίπτωση αυτή η εν λόγω ασθένεια συνδέεται αυτόματα με την ημερήσια ανάλυση.
• Δεν βρέθηκε άφιξη και αναχώρηση : Όταν το πρόγραμμα δείχνει εργασία και δεν υπάρχει καμία κίνηση άφιξης και αποχώρησης.
• Δεν βρέθηκε πρόγραμμα : Όταν η παράμετρος "επιλογή ωρών προς ωριαία ανάλυση" έχει τιμή "οι ώρες του προγράμματος εργασίας (στην περίπτωση "Ανάλυσης με σύγκριση αφίξεων - αποχωρήσεων και προγράμματος") τότε η ημερήσια ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "Δεν βρέθηκε πρόγραμμα".
• Ενδιάμεσες κινήσεις : Όταν το πρόγραμμα δείχνει εργασία και βρεθούν και άλλες κινήσεις μεταξύ της άφιξης και της αποχώρησης τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "Ενδιάμεσες κινήσεις" και η κίνηση δεν προχωράει στην ωριαία ανάλυση.
• Επιπλέον ώρες : Όταν βρεθούν ημερήσιες ώρες εργασίας πέραν των ωρών εργασίας που προκύπτουν από το πρόγραμμα, τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται “Επιπλέον ώρες” και η κίνηση προχωρά στην ωριαία ανάλυση.
• Εργασία : Αν το πρόγραμμα δείχνει εργασία και υπάρχει αποδεκτή ώρα άφιξης και αποχώρησης τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "Εργασία" και η κίνηση προχωράει στην ωριαία ανάλυση.
• Εργασία σε αργία :
  • Το πρόγραμμα δείχνει εργασία και υπάρχει αποδεκτή ώρα άφιξης και αποχώρησης σε ημέρα αργίας ή
  • Το πρόγραμμα δείχνει εργασία σε ημέρα ανάπαυσης και υπάρχει αποδεκτή ώρα άφιξης και αποχώρησης σε ημέρα αργίας, αλλά δεν ικανοποιούνται οι ελάχιστες ώρες εργασίας για δικαίωμα οφειλόμενης ανάπαυσης

τότε η ημερήσια ανάλυση χαρακτηρίζεται “Εργασία σε αργία” και η κίνηση προχωρά στην ωριαία ανάλυση.

• Εργασία σε ημέρα ανάπαυσης : Σε περίπτωση Κυριακής/αργίας, όταν  στο πρόγραμμα υπάρχει βάρδια που είναι δηλωμένη ως βάρδια για οφειλόμενη ανάπαυση και ικανοποιούνται οι ελάχιστες ώρες εργασίας για δικαίωμα οφειλόμενης ανάπαυσης, και βρεθούν κινήσεις άφιξης/αναχώρησης, τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται ως “Εργασία σε ημέρα ανάπαυσης” και η κίνηση προχωρά σε ωριαία ανάλυση.
• Λιγότερες ώρες : Όταν βρεθούν ημερήσιες ώρες εργασίας λιγότερες των ωρών εργασίας που προκύπτουν από το πρόγραμμα, τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται “Λιγότερες ώρες” και η κίνηση προχωρά στην ωριαία ανάλυση.
• Μη επιτυχής αντιστοίχιση: Όταν δεν προκύπτει καμία από τις υπόλοιπες κατηγορίες.
• Μόνο άφιξη/ μόνο αναχώρηση : Όταν το πρόγραμμα δείχνει εργασία αλλά βρέθηκε μία μόνο κίνηση, αν αυτή είναι άφιξη τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "Μόνο άφιξη", ενώ αν είναι αποχώρηση χαρακτηρίζεται "Μόνο αποχώρηση" και η κίνηση δεν προχωράει στην ωριαία ανάλυση.
• Παρουσία σε ημέρα ανάπαυσης : Όταν το πρόγραμμα δείχνει ανάπαυση ή υπάρχει καταχωρισμένη άδεια/ασθένεια/απουσία και βρεθεί κάποια κίνηση, είτε άφιξη είτε αναχώρηση είτε και τα δύο τότε η ανάλυση χαρακτηρίζεται ως "Παρουσία σε ημέρα ανάπαυσης" και η κίνηση δεν προχωράει στην ωριαία ανάλυση.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :

Οι εξ’ ορισμού, από το σύστημα, τιμές (οι οποίες φέρουν το σύμβολο του λουκέτου) δεν είναι τροποποιήσιμες από το χειριστή.

Μισθοδοσία

Απασχόληση

Για κάθε απασχόληση που θέλετε να συμπεριληφθεί στη διαδικασία της ωρομέτρησης, επιλέξτε Απασχόληση| Ιστορικά δεδομένων| Επιπλέον χρονικά και συμπληρώστε στο τμήμα “Καταμέτρηση και ανάλυση χρόνου εργασίας” τα πεδία :

• Μοντέλο υπολογισμού: Το μοντέλο 1401001 - Μοντέλο υπολογισμού ωρομέτρησης. Σε περίπτωση που έχετε ορίσει νέα μοντέλα υπολογισμού ωρομέτρησης, επιλέξτε αντίστοιχα.
• Η ωριαία ανάλυση ενημερώνει : Επιλέξτε “Μισθοδοσία” εφόσον θέλετε οι ωριαίες αναλύσεις να ενημερώσουν τα χρονικά στοιχεία της μισθοδοσίας ή “Πίνακα κατανομής χρόνου” αν θέλετε οι ωριαίες αναλύσεις να ενημερώσουν τον πίνακα κατανομής χρόνου με τις αντίστοιχες δραστηριότητες.
• Ο εργαζόμενος αμείβεται βάση ωρομέτρησης : Επιλέξτε “Ναι” αν θέλετε οι ημέρες/ώρες εργασίας της μισθοδοσίας του απασχολούμενου να προκύψουν από τα αποτελέσματα της ωριαίας ανάλυσης.

Βασικές ενότητες μισθοδοσίας

Προγραμματισμός εργασίας

Μισθοδοσία| Διαδικασίες| Σχεδιασμός απασχόλησης προσωπικού

Ο προγραμματισμός απασχόλησης, στον οποίο αποτυπώνεται ο χρόνος εργασίας του εργαζόμενου, ενημερώνεται και :

• Με Μαζική καταχώριση (Μισθοδοσία -> Διαδικασίες -> Μαζικός προγραμματισμός εργασίας)
• Εισαγωγή μέσω excel (Data Talk)

Εγγραφές ωρομέτρησης (κινήσεις άφιξης – αναχώρησης)

Οι κινήσεις άφιξης/αναχώρησης ή αλλιώς εισόδου/εξόδου απεικονίζονται στη λίστα εγγραφών ωρομέτρησης.

Ωρομέτρηση| Κινήσεις εισόδου εξόδου| Λίστα εγγραφών ωρομέτρησης

Οι κινήσεις εισόδου/εξόδου μπορούν να δημιουργηθούν με τους εξής τρόπους:

1^ος τρόπος

Με άμεση καταχώρησή τους από το χρήστη

Από τη λίστα εγγραφών ωρομέτρησης επιλέξτε “Νέο”

και συμπληρώστε:

• Ημερομηνία: την ημερομηνία της κίνησης
• Καρταναγνώστης: τον κωδικό του μηχανήματος ανάγνωσης καρτών (προαιρετικό)
• Ώρα : την ώρα της κίνησης
• Τύπος κίνησης : τον τύπο της κίνησης (είσοδος/έξοδος)
• Αριθμός κάρτας: τον αριθμό κάρτας πρόσβασης του εργαζόμενου. Αν έχετε ήδη αντιστοιχίσει κάρτα πρόσβασης στον εργαζόμενο, το πεδίο συμπληρώνεται αυτόματα από την εφαρμογή
• Σημειώσεις: καταγραφή σχολίων όπου κρίνεται σκόπιμο

2^ος τρόπος

Με μαζική καταχώριση

Μέσω αυτής της διαδικασίας μπορείτε να εισάγετε μαζικά κινήσεις εισόδου – εξόδου σε έναν ή περισσότερους απασχολούμενους.

Ανατρέξτε εδώ για αναλυτικές οδηγίες

3^ος τρόπος

Με εισαγωγή μέσω αρχείου Excel

Μέσω αυτής της διαδικασίας μπορείτε να εισάγετε μαζικά κινήσεις εισόδου – εξόδου που εμπεριέχονται σε ένα αρχείο excel μέσω datatalk.

Ανατρέξτε εδώ για αναλυτικές οδηγίες

4ος τρόπος

Με μαζική καταχώριση κοινής κίνησης

Μέσω της διαδικασίας αυτής μπορείτε να εισάγετε μαζικά κοινές κινήσεις εισόδου – εξόδου σε έναν ή περισσότερους απασχολούμενους, για συγκεκριμένο ημερομηνιακό διάστημα.

Από τι λίστα των απασχολήσεων επιλέξτε: Ενέργειες| Μαζικές διαδικασίες| Εισαγωγή κινήσεων ωρομέτρησης

Συμπληρώστε το ημερομηνιακό διάστημα την ώρα και τον τύπο της κίνησης. Προαιρετικά μπορείτε να καταχωρίσετε το καρτομηχάνημα με το οποίο θα συνδεθεί η κίνηση καθώς και τυχόν σχόλιο.

Κατά την εκτέλεση της διαδικασίας, ελέγχεται το ημερολόγιο και ο προγραμματισμός εργασίας, έτσι ώστε να μην καταχωρίζεται κίνηση σε ημέρα αργίας, καθώς και στις ημέρες που ο εργαζόμενος έχει βάρδια “Ανάπαυση”.

Υπολογισμός Ωρομέτρησης

Ωρομέτρηση| Διαδικασίες| Υπολογισμός ωρομέτρησης

Ο υπολογισμός ωρομέτρησης προσδιορίζει τις πραγματικές ώρες εργασίας των εργαζομένων σε σχέση με τις ώρες εργασίας που είχαν προγραμματισθεί στο πλάνο εργασίας τους. Στη συνέχεια τις αναλύει σε ώρες εργασίας, ώρες υπερεργασίας, ώρες υπερωρίας κ.α. .

Mπορείτε να εκτελέσετε τη διαδικασία και από τη λίστα των απασχολήσεων, για συγκεκριμένη ομάδα εργαζομένων, την οποία έχετε διαμορφώσει αξιοποιώντας τη λειτουργικότητα φιλτραρίσματος εγγραφών που παρέχει η λίστα.

Ημερήσια – Ωριαία ανάλυση κινήσεων άφιξης/αναχώρησης

Τα αποτελέσματα της διαδικασίας υπολογισμού ωρομέτρησης είναι άμεσα ορατά στη λίστα ημερήσιας ανάλυσης (Ωρομέτρηση| Αποτελέσματα| Λίστα ημερήσιας ανάλυσης). Το αποτέλεσμα θα είναι η δημιουργία κινήσεων ημερήσιας ανάλυσης εργασίας και αντίστοιχων ωριαίων αναλύσεων.

Οι πραγματικές ώρες εργασίας των εργαζομένων προκύπτουν ως αποτέλεσμα των ωρών εργασίας που έχουν δηλωθεί σε κάθε εργαζόμενο στο πλάνο εργασίας του, των κινήσεων εισόδου – εξόδου που έχουν καταγραφεί και των ημερήσιων ή ωριαίων Αδειών/Ασθενειών/ Απουσιών.

Συγκεκριμένα,

• Ημ/νία : αφορά στην ημερομηνία της ημέρας εργασίας που αναλύεται
• Μηχανή : πρόκειται για τoν κωδικό του μηχανήματος ανάγνωσης καρτών 
• Απασχόληση : επιλέγεται ο εργαζόμενος στον οποίο η ημερήσια ανάλυση αφορά
• Κατηγορία : τίθεται αυτόματα από το Σύστημα βάσει των κινήσεων εισόδου/εξόδου, του προγραμματισμού εργασίας και των παραμέτρων του μοντέλου υπολογισμού.

Τμήμα “Πρώτο μέρος”

• Πραγματική ώρα από/έως : αφορά στην πραγματική ώρα άφιξης και αναχώρησης του εργαζόμενου στην εργασία του .

Οι πραγματικές ώρες εργασίας των εργαζομένων προκύπτουν ως αποτέλεσμα των ωρών εργασίας που έχουν δηλωθεί σε κάθε εργαζόμενο στο πλάνο εργασίας του, των κινήσεων εισόδου/εξόδου που έχουν καταγραφεί και των ημερήσιων ή ωριαίων αδειών/ασθενειών/ απουσιών.

• Προγραμματισμένη ώρα από/έως : αφορά στην ώρα άφιξης και αναχώρησης που έχει προγραμματιστεί να βρίσκεται ο απασχολούμενος στην εργασία του στο πλάνο εργασίας του.
• Τελική ώρα από/έως : ποιες ώρες σε σχέση με τις προαναφερόμενες θα επεξεργαστεί η διαδικασία της ωριαίας ανάλυσης (ποιες γίνονται τελικά αποδεκτές)

Τμήμα “Δεύτερο μέρος”

Το δεύτερο μέρος συμπληρώνεται με την ίδια λογική με τη μόνη διαφορά ότι αφορά σε βάρδιες με διακεκομμένο ωράριο

• Κατηγορία απουσίας : αν ο εργαζόμενος έχει άδεια/ασθένεια/απουσία γίνεται σύνδεση της κατηγορίας με τη συγκεκριμένη ημερήσια ανάλυση .
• Διάλειμμα : συμπληρώνεται με τη διάρκεια του διαλείμματος.

Τμήμα “Ωριαία ανάλυση”

Συμπληρώνεται η έναρξη και η λήξη του του ωραρίου του εργαζόμενου βάσει της τελικής ώρας (από - έως) η οποία αναλύεται σύμφωνα με τη δηλωθείσα στο μοντέλο υπολογισμού παραμετροποίηση.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :

Τα αποτελέσματα της ημερήσιας ανάλυσης είναι δεκτικά επέμβασης από το χειριστή. Για να αποφευχθεί ο εκ νέου υπολογισμός τους από τη σχετική διαδικασία θα πρέπει να έχει τσεκ η παράμετρος “Προστατευόμενο” .

Ενημέρωση/Άρση ενημέρωσης μισθοδοσίας

Ωρομέτρηση | Διαδικασίες| Ενημέρωση μισθοδοσίας από ωριαία ανάλυση

Μέσω αυτής της διαδικασίας οι ωριαίες αναλύσεις της ωρομέτρησης ενημερώνουν τα χρονικά στοιχεία της μισθοδοσίας.

Για να άρετε την ενημέρωση των χρονικών στοιχείων μισθοδοσίας από τις ωριαίες αναλύσεις της ωρομέτρησης, εκτέλεστε τη διαδικασία με τα ίδια κριτήρια, επιλέγοντας επιπλέον το κριτήριο “Επαναφορά τιμών”.

Εκτυπώσεις

Ωρομέτρηση| Εκτυπώσεις

Παρόντες – Απόντες εργαζόμενοι

Μέσω της παρούσας εκτύπωσης αποτυπώνονται οι παρόντες και οι απόντες εργαζόμενοι σύμφωνα με τα επιλεγμένα κριτήρια στην οθόνη ορισμού της εκτύπωσης. Προϋπόθεση για να θεωρηθεί ότι ένας εργαζόμενος είναι παρών (σε μια ημέρα) αποτελεί να έχει τουλάχιστον μία κίνηση εισόδου.

Συγκεντρωτική κατάσταση παρόντων

Η εκτύπωση ελέγχει τις κινήσεις άφιξης/αναχώρησης και εμφανίζει επιλεγμένες τις ημέρες του ημερολογιακού διαστήματος όπου ο απασχολούμενος έχει εγγραφή με τύπο κίνηση "Είσοδος".

Εβδομαδιαίες κινήσεις εισόδου – εξόδου

Η εκτύπωση εμφανίζει πληροφορίες για τις κινήσεις εισόδου/εξόδου των εργαζομένων για μια εβδομάδα και τις άδειες / ασθένειες / απουσίες.

Κατάσταση ημερήσιας ανάλυσης

Με τη συμπλήρωση του φίλτρου στην οθόνη ορισμού της εκτύπωσης εμφανίζονται στην οθόνη σας, οι ημερήσιες ανά απασχόληση αναλύσεις.

Κατάσταση ωριαίας ανάλυσης

Κατ’ αντιστοιχία με την προαναφερόμενη, με τη μόνη διαφορά ότι η εκτύπωση εδώ προβάλει τις ωριαίες ανά απασχόληση αναλύσεις.