Galaxy | Διαχείριση και αποστολή των συναλλαγών της επιχείρησης στην υπηρεσία SingularLogic e-books

Τι είναι

Η ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων της επιχείρησης στην ΑΑΔΕ (myData) υλοποιείται μέσω της υπηρεσίας e-books της πλατφόρμας SingularLogic myCloud.

Η υπηρεσία e-books, της πλατφόρμας SingularLogic myCloud αποτελεί τον κόμβο επικοινωνίας και διάδρασης των επιχειρηματικών εφαρμογών με την πλατφόρμα myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία ΑΑΔΕ. Συγκεκριμένα, αναλαμβάνει την αποστολή και τον κεντρικό έλεγχο του συνόλου των συναλλαγών της επιχείρησης στην ΑΑΔΕ, όπως πωλήσεις, αγορές, έξοδα, εγγραφές τακτοποίησης κ.ά., ανεξάρτητα από το λογισμικό που διαθέτει η επιχείρηση, όπως επίσης και τη λήψη από την ΑΑΔΕ των στοιχείων παραστατικών που έχουν αναρτηθεί για λογαριασμό της επιχείρησης, με παράλληλη δυνατότητα πολλαπλών ελέγχων, εισαγωγή νέων και διορθωτικών εγγραφών, καθώς και διαχείριση βασικών δεδομένων σημαντικών για τη myDATA υπηρεσία, όπως είναι οι χαρακτηρισμοί.

Ροή εργασιών

Προβάλλονται επιγραμματικά η βασική ροή των εργασιών :

  • Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (ανατρέξτε στην έκδοση 21.35 για λεπτομέρειες)
  • Παραμετροποίηση (τρέχουσα έκδοση)
  • Εργαλείο αρχικοποίησης ηλεκτρονικών βιβλίων
  • Προϋποθέσεις επικοινωνίας με την υπηρεσία e-books
  • Πως συνδέεστε με την υπηρεσία e-books
  • Νέες Προβολές στις λίστες αγορών/πωλήσεων/οικονομικών εγγραφών εμφανίζουν πληροφορίες για myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία ΑΑΔΕ
  • Ηλ. Βιβλία myGalaxyΜενού
  • Μεταφόρτωση λογαριασμών
  • Διαχείριση παρ/κών

 

Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (έκδοση 21.35)

Για την ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων ΑΑΔΕ απαιτείται παραμετροποίηση στην εφαρμογή.

Δείτε σχετικό άρθρο της έκδοσης 21.35

Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (τρέχουσα έκδοση)

Αυτοτιμολόγηση

Δυνατότητα χαρακτηρισμού παραστατικών πωλήσεων ως αυτοπαράδοσης. Στον τύπο παραστατικών πωλήσεων είναι πλέον διαθέσιμο το πεδίο Αυτοτιμολόγηση.

Μαζική ενημέρωση στοιχείων εντύπων – Λογ. σχεδίου

Μέσω της Ενέργειας “Ενημέρωση στοιχείων εντύπων, ενσωματωμένη στη Λίστα λογαριασμών λογιστικού σχεδίου παρέχεται η δυνατότητα μαζικής επεξεργασίας των στοιχείων εντύπων και λογαριασμού ΦΠΑ για τους επιλεγμένους λογαριασμούς, πληροφορίες απαραίτητες για την ορθή ενημέρωση των χαρακτηρισμών ηλεκτρονικών βιβλίων myData.

Πως

  • Επιλέξτε από τη Λίστα λογαριασμού λογιστικής τους επιθυμητούς λογαριασμούς
  • Καλέστε από τις “Ενέργειες” τη “Μαζική ενημέρωση στοιχείων εντύπων”

  • Θα ανοίξει νέα λίστα στην οποία εμφανίζονται οι καταχωρισμένες πληροφορίες για τα στοιχεία εντύπων

  • Από το φίλτρο “Πεδίο” επιλέξτε το πεδίο επιλογής σας (π.χ. είδος λογαριασμού) και

  • Αναθέστε στο πεδίο “Είδος λογαριασμού οικονομικής αναφοράς” τη νέα τιμή
  • Πατήστε “Ενημέρωση” - η εφαρμογή θα προχωρήσει στην ενημέρωση όσων εγγραφών έχουν ενεργοποιημένο το πεδίο “Επιλογή”
  • Πατήστε “Αποθήκευση επιλεγμένων”

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Η αναφερόμενη διαδικασία μπορεί να επαναληφθεί ομοίως για κάθε πεδίο το οποίο επιθυμείτε να ενημερωθεί.

Να αγνοηθούν οι παλιές τιμές

Ένα άλλο στοιχείο παραμετροποίησης στη μαζική ενημέρωση είναι η εφαρμογή αντικατάστασης μιας τιμής με κάποια άλλη.

Πως

Αποεπιλέγοντας το πεδίο “Να αγνοηθούν οι παλιές τιμές” το πεδίο “Δραστηριότητα οικονομικής αναφοράς (Νέα τιμή)”, που εμφανίζονταν μέχρι στιγμής γκρίζο, γίνεται ενεργό ώστε να επιλέξετε την παλιά τιμή π.χ. “εμπορική δραστηριότητα” η οποία θα αντικατασταθεί από τη νέα π.χ. “παραγωγική δραστηριότητα”.

 

Μαζική ενημέρωση στοιχείων εντύπων – οικονομικών λογαριασμών

Κατ’ αντιστοιχία η δυνατότητα μαζικής επεξεργασίας των στοιχείων εντύπων παρέχεται και από τις “Ενέργειες” της “Λίστας οικονομικών λογαριασμών”.

Διαχείριση συνδέσεων παραστατικών

Όταν η εγγραφή αφορά σε συσχέτιση παραστατικών της ΑΑΔΕ (εμπορικά παραστατικά ή οικονομικές εγγραφές) ο τρόπος σύνδεσης με το σχετικό γίνεται ενεργοποιώντας “Διαχείριση συνδέσεων παραστατικών” (από την επιλογή Λοιπά των Ενεργειών του παραστατικού).

Εργαλείο Αρχικοποίησης Ηλεκτρονικών Βιβλίων

Στις λειτουργικότητες της εφαρμογής ενσωματώθηκε ένα ισχυρό εργαλείο εύκολης παραμετροποίησης όλων των απαιτούμενων στοιχείων που αφορούν στην ενημέρωση ηλεκτρονικών βιβλίων ΑΑΔΕ. Το εργαλείο της αρχικοποίησης προσφέρει μια σειρά αυτοματισμών που μπορούν να σας εξασφαλίζουν σημαντικό χρόνο αφού αποφεύγεται ο καθορισμός παραμέτρων σε κάθε ενότητα ξεχωριστά (π.χ. τύποι αγορών, πωλήσεων, οικονομικών εγγραφών, λογιστικών άρθρων, λογαριασμοί λογιστικής, οικονομικοί λογαριασμοί, όροι πληρωμής κ.λπ.).

Λεπτομέρειες για το σκοπό που επιτελεί και τα βήματα διαδικασίας (εξαγωγή των στοιχείων παραμετροποίησης σε αρχείο τύπου “Excel”, επεξεργασία αρχείου, εισαγωγή παραμετροποίησης με τα στοιχεία ηλεκτρονικών βιβλίων για την ενημέρωση των αντίστοιχων οντοτήτων του Galaxy, μαζική ενημέρωση λογαριασμών λογιστικής βάσει κανόνων, ενημέρωση υφιστάμενων εγγραφών με τα απαιτητά από την ΑΑΔΕ στοιχεία – τύπος, σειρά, αριθμός) θα βρείτε στον οδηγό ενημέρωσης GALAXY Αρχικοποίηση Ηλεκτρονικών Βιβλίων

Επικοινωνία με την Yπηρεσία e–books

Οι προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούνται για να επιτραπεί η επικοινωνία είναι:

  • Ενεργοποίηση του module (ενότητας) e-books στην εφαρμογή (από Πληρ. εγκατάστασης)

  • Συνδρομή στην υπηρεσία e-books

Πως συνδέεστε στην υπηρεσία e-books

Συμπληρώνοντας τα στοιχεία πρόσβασης myGalaxy στις γενικές ρυθμίσεις myGalaxy

Στη σελίδα “Γενικά” των “Ρυθμίσεων myGalaxy” πληκτρολογήστε τα στοιχεία πρόσβασης στην υπηρεσία e-books, όνομα χρήστη (user name) και κωδικό εισόδου (password) στην υπηρεσία, τα οποία αποκτήθηκαν κατά την ενεργοποίησή της.

ή

Συμπληρώνοντας τα στοιχεία πρόσβασης στη Διαχείριση Χρηστών

Η σύνδεση στην υπηρεσία e-books μπορεί να γίνει και σε επίπεδο χρήστη αν υπάρχουν περισσότεροι του ενός χρήστες και επιλέγετε να επιτραπεί η είσοδος σε συγκεκριμένους. Στην οθόνη των Χρηστών (Βασική δομή -> Σύστημα ασφαλείας) συμπληρώστε τα στοιχεία πρόσβασης myGalaxy (το όνομα και συνθηματικό του χρήστη) ώστε η εφαρμογή να γνωρίζει με ποιο όνομα και κωδικό θα συνδεθεί στην υπηρεσία.

Νέες προβολές στις λίστες αγορών /πωλήσεων/ οικονομικών εγγραφών εμφανίζουν πληροφορίες για myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία ΑΑΔΕ

Στις λίστες αγορών/πωλήσεων/οικονομικών εγγραφών νέες προβολές αποτυπώνουν πληροφορίες που σχετίζονται με τα στοιχεία ηλεκτρονικών βιβλίων (π.χ. αξίες, τύπος/σειρά παραστατικού), καθώς και με στοιχεία υποβολών στην υπηρεσία e-books .

Ηλ. Βιβλία myGalaxy μενού

  • Μεταφόρτωση λογαριασμών
  • Διαχείριση παρ/κών

Μεταφόρτωση λογαριασμών

Για την αποστολή λογαριασμών λογιστικού σχεδίου στην υπηρεσία e-books, η εφαρμογή προτείνει :

  • την εταιρία για την οποία θέλετε να αποστείλετε τους λογαριασμούς λογιστικής
  • την οικονομική χρήση στην οποία αφορά
  • το λογιστικό σχέδιο ανάλογα με τον τρόπο ενημέρωσης των βιβλίων της εταιρίας
    • τήρηση διπλογραφικών βιβλίων

  • τήρηση απλογραφικών βιβλίων (αποστέλλονται οι οικονομικοί λογαριασμοί)

Η αποστολή των λογαριασμών λογιστικής στην υπηρεσία e-books γίνεται με την ενεργοποίηση του πλήκτρου “Αποδοχή”.

Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί, χάρη στη λειτουργικότητα “Ειδοποιήσεις” θα δημιουργηθεί μια ειδοποίηση σε σχετική επιλογή του μενού μέσω της οποίας μπορείτε να πληροφορηθείτε αν η αποστολή υλοποιήθηκε επιτυχώς.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Μέσω της εργασίας αυτής μπορείτε να δημιουργήσετε, αλλά και να μεταβάλλετε τους λογαριασμούς λογιστικού σχεδίου στην υπηρεσία

Στη συνέχεια, μπορείτε, από την υπηρεσία e-books, να δείτε τους λογαριασμούς όπως έχουν αποσταλεί.

Διαχείριση παραστατικών

Στην οθόνη της “Διαχείρισης παραστατικών” γίνεται Φόρτωση των προς υποβολή εγγραφών στην ΑΑΔΕ (στην πρώτη σελίδα εμφανίζονται τα εμπορικά παραστατικά για τα οποία υπάρχει κωδικός ηλεκτρονικών βιβλίων, ενώ στη δεύτερη τα οικονομικά παραστατικά) σύμφωνα πάντα με τα κριτήρια του φίλτρου .

Προτείνεται αυτόματα η εταιρία σύνδεσης (βάσει της καθορισμένης στο “Προφίλ Χρήστη), ενώ επιλέγετε τα κριτήρια επιλογής :

  • τον τύπο παραστατικού ηλεκτρονικών βιβλίων
  • το εύρος ημερομηνιών φόρτωσης των εγγραφών στο πλέγμα της οθόνης
  • τις καταστάσεις υποβολής είτε αφορούν στην υπηρεσία e-books είτε στη myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία ΑΑΔΕ πλατφόρμα (π.χ. εμφάνιση όσων εγγραφών δεν έχουν παραληφθεί από την muData λόγω σφάλματος)
  • η τελευταία ημερομηνία ελέγχου ενημερώνεται αυτόματα και αφορά στην τελευταία ενημέρωση της υπηρεσίας e-books

Για την αναλυτική προβολή των στοιχείων των εγγραφών όπως έχουν αποσταλεί στην υπηρεσία e-books, υπάρχει στα δεξιά κάθε εγγραφής το σύμβολο του φακού .

Με την ενεργοποίησή του το Σύστημα σας οδηγεί απευθείας στην εγγραφή στην οποία αποτυπώνονται αναλυτικές πληροφορίες e-books : Τύπος εγγραφής, σειρά και αριθμός, M.AR.K (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρισης παραστατικού), Unique ID (Αναγνωριστικό παραστατικού) σε ποια κατάσταση βρίσκεται η εγγραφή σε σχέση με την κατάσταση υποβολής, αν οι χαρακτηρισμοί της εγγραφής έχουν υποβληθεί στη myDATA πλατφόρμα, κατάσταση υποβολής της Σύνοψης στη myDATA, πότε έγινε η επικοινωνία με την υπηρεσία e-books, ο Εκδότης και Συναλλασσόμενος της εγγραφής.

Στις γραμμές του παραστατικού αντλείτε πληροφορίες που αφορούν στη Σύνοψη, αξίες με συντελεστή ΦΠΑ.

Στις γραμμές λογιστικών άρθρων, εμφανίζονται τα λογιστικά άρθρα που η εγγραφή παρήγαγε. Κατ’ αντιστοιχία οι οικονομικές εγγραφές για βιβλία β’ κατηγορίας.

Στις γραμμές φόρων/παρακρατήσεων εμφανίζονται τα στοιχεία των παρακρατούμενων φόρων (κρατήσεις, λοιποί φόροι, τέλη και χαρτόσημα) που επιβαρύνουν την κίνηση.

Από τις Ενέργειες της εγγραφής μπορείτε να ζητήσετε:

  • μεταφόρτωση (αποστολή) παραστατικού στην υπηρεσία e-books
  • ενημέρωση κατάστασης υποβολής με σημερινή ημερομηνία
  • μετάβαση στην αντίστοιχη εγγραφή στην υπηρεσία e-books για προβολή ή επεξεργασία

Ανάλογες Ενέργειες με αυτές που περιγράφτηκαν στην εγγραφή μπορούν να γίνουν και από τη Λίστα Διαχείρισης παραστατικών :

  • Μεταφόρτωση παραστατικών στην υπηρεσία e-books είτε επιλεκτικά ορισμένων μόνο (Μεταφόρτωση επιλεγμένων) είτε όλων όσων εμφανίζονται στη λίστα (Μεταφόρτωση όλων)
  • Ενημέρωση της κατάστασης υποβολής στο Galaxy, βάσει της κατάστασης των απεσταλμένων στην υπηρεσία e-books,
  • Μετάβαση στην αντίστοιχη εγγραφή στην υπηρεσία e-books για προβολή ή επεξεργασία

 

Βελτιώσεις Galaxy e-books - Patches